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時間:  來源:朗雅模特  作者:sokgo
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在我們實際的活動策劃和執行中,我們都知道,活動策劃和執行都是為了實現活動目標服務的,因此在活動執行過程中環節的設計和流程推進的細節需要我們提前準備和適時調整;活動策劃方案中的時間、地點(場地)、組織方、重點嘉賓、主持人、媒體及參會人員規模、可調動的工作人員、合作方等信息是否已經基本確認和就位。

由于一個活動往往是多部門配合,規模比較小的公司甚至是全員上。因此,我們建議活動執行方案最好安排讓市場部或行政運營部等部門的主管或者經理來撰寫。這個人最好有一定的級別,對本部門和其他部門的同事工作情況相對比較了解,且因為有級別,從內外部調動和協調資源會相對更為方便。

執行方案撰寫是為了給到籌備及現場執行負責人及活動各重要環節的執行人員以及合作方、供應商等等重點人員使用。因此,我們建議活動執行總負責人應提前組織公司相關管理層及主要工作負責人開一個籌備動員會議,動員會議的舉辦時間一般根據活動規模和執行難易程度在活動開始前一周舉辦。動員會議中,總執行負責人應針對所撰寫的執行方案,逐個進行事項說明和任務拆解分析,并且在會議溝通中及時了解每個事項負責人對所分配任務的想法和應對態度,是否有更好的建議并及時調整方案,確保各種準備工作有序進行。

這個真實的活動案例是我之前所任職的香港大學SPACE中國商業學院在北京東方君悅飯店舉辦的“港大ICB國際化運營與人才發展論壇”,活動的基本信息

這個活動分為北京和上海兩場,北京場的參會規模為200人,我們提前半年就對這個活動的主題和嘉賓話題以及邀約做了系統的準備,我們希望利用活動企業的國際化運營如何匹配人才能多個討論主題,通過港大的口碑和嘉賓的影響力,引發媒體和大眾的關注,讓更多的人知道并了解香港大學中國商業學院,吸引并挖掘潛在的研究生學歷報讀人員線索并進行相應的課程推薦,從而促成課程就讀報名。

圖四是本次活動的議程安排,時長4個小時左右,主要包括四個大環節分別是兩個主題演講、兩個高峰對話、一個圓桌對話,以及最后的課程推薦。這個活動的參會人員主要針對的外企部門經理級別以上及大中型企業的高級管理人員。

當時我負責這個活動落地的總統籌,由我負責撰寫本次活動的執行手冊并帶領團隊完成落地執行;顒訄绦惺謨缘淖珜懸话惆ㄒ韵率蠡疽兀▓D5),分別是封面、活動內容、會場布置、物料準備、VIP/媒體接待、內容管理、準備工作及分工安排、活動當天分工及現場管理、緊急聯絡方式、著裝要求說明。

 



接下來我們分別對這十大要素一一進行拆解,首先,我們先看前三個要素(圖6)。

我個人習慣是做任何一份策劃或執行方案無論是word還是PPT,都愿意加上一頁封面,版式不限可以因不同的閱讀習慣而異,但內容一定包含活動主題、活動日期/城市、活動組織機構、主要負責部門以及報備信息。封面的存在一方面讓方案顯得更完整更有儀式感,另一方面也讓使用的人拿到以后可以對關鍵信息做到一目了然。封面之后就是活動內容頁,包括:日期/星期幾/活動時間、活動日程/流程、主要工作人員與重點事項、活動物料、嘉賓邀約接待與具體安排、媒體對接。接下來是會場布置頁,包括平面示意圖、主會場外、主會場內、VIP接待/休息/專訪室等。(更具體的內容可以購買本期課程音頻)



圖7和圖8是我當時為“港大ICB國際化運營與人才發展論壇”撰寫執行手冊的頁面展示,會場平面圖一般場地方會提供,如果不能提供也可以自己畫一下,包括:安全的出口、桌型圖、VIP休息室等,重點區域如安全出口、會場出入口、簽到區等應在平面圖上做好標記,方便執行人員清楚了解會場信息。


活動執行手冊十大基本要素中的第八項(圖12)是活動當天的成功跟現場管理,針對此,我們建議遵循16字原則,就是分工明確,責任到人,適時調整,隨機應變。第八項的內容比較,在這里就不細展開,分享結束后,一季群主會把本次內容的活動執行手冊文件包共享給大家學以致用。
 


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